Die Kassenabrechnung ist das finanzielle Rückgrat Ihres Pflegebox-Business. Ohne korrekte Abrechnung mit den Krankenkassen fließt kein Geld – egal wie viele Patienten Sie versorgen. Viele Gründer unterschätzen die Komplexität der Kassenabrechnung und machen teure Fehler, die zu Rückforderungen, Zahlungsverzögerungen oder sogar Vertragsstrafen führen.
In diesem Praxis-Guide zeigen wir Ihnen, wie die Kassenabrechnung für Pflegeboxen funktioniert, welche Fristen Sie einhalten müssen und wie Sie typische Fehler vermeiden. Mit diesem Wissen können Sie sicherstellen, dass Ihr Cash-Flow stabil bleibt und Sie pünktlich bezahlt werden.
Grundlagen der Kassenabrechnung
Als Pflegebox-Anbieter rechnen Sie direkt mit den Krankenkassen ab – nicht mit dem Patienten. Der Patient erhält die Pflegebox kostenlos (bis 40 € pro Monat), Sie stellen die Rechnung an die zuständige Krankenkasse. Dieser Prozess läuft über das Hilfsmittelverzeichnis und erfordert eine Präqualifizierung sowie den Beitritt zum GKV-Rahmenvertrag.
Abrechnungsablauf in 5 Schritten:
Kostenvoranschlag einreichen
Patient beantragt Pflegebox → Sie erstellen Kostenvoranschlag (KV) → Einreichung bei Krankenkasse via eKV-Plattform
Genehmigung abwarten
Krankenkasse prüft KV (Dauer: 3-14 Tage) → Genehmigung oder Ablehnung
Pflegebox versenden
Nach Genehmigung: Pflegebox kommissionieren und versenden
Rechnung erstellen
Rechnung mit IK-Nummer, Hilfsmittelnummern und Lieferdatum erstellen
Zahlung erhalten
Krankenkasse überweist Betrag (Zahlungsziel: 14-30 Tage)
Die 3 häufigsten Abrechnungsfehler
1. Falsche Hilfsmittelnummern
Jedes Pflegehilfsmittel hat eine eindeutige Hilfsmittelnummer (z.B. 54.99.01.0001 für Einmalhandschuhe). Wenn Sie die falsche Nummer verwenden, lehnt die Kasse die Rechnung ab.
Lösung: Nutzen Sie eine Software mit integriertem Hilfsmittelverzeichnis, die automatisch die korrekten Nummern zuordnet.
2. Versäumte Abrechnungsfristen
Krankenkassen haben strikte Abrechnungsfristen (meist 3-6 Monate nach Lieferung). Verspätete Rechnungen werden nicht mehr bezahlt – Sie verlieren den gesamten Umsatz.
Lösung: Automatisieren Sie die Rechnungserstellung. Gute Software erstellt Rechnungen automatisch nach Versand und erinnert Sie an ausstehende Abrechnungen.
3. Fehlende Liefernachweise
Krankenkassen können Liefernachweise verlangen (z.B. Empfangsbestätigung des Patienten). Ohne Nachweis müssen Sie das Geld zurückzahlen.
Lösung: Versenden Sie alle Pakete mit Sendungsverfolgung und archivieren Sie Tracking-Daten mindestens 4 Jahre lang.
Zahlungsfristen und Cash-Flow-Management
Ein kritischer Punkt für Pflegebox-Anbieter ist der Cash-Flow. Sie müssen Ware einkaufen, lagern und versenden – aber die Zahlung der Krankenkasse kommt erst 14-30 Tage später. Bei schnellem Wachstum kann das zu Liquiditätsengpässen führen.
Typische Zahlungsfristen:
- AOK, Barmer, TK: 14-21 Tage nach Rechnungseingang
- DAK, IKK: 21-30 Tage nach Rechnungseingang
- Kleinere Kassen: Bis zu 45 Tage
💡 Cash-Flow-Tipps:
- • Factoring nutzen: Verkaufen Sie offene Forderungen an Factoring-Anbieter (Auszahlung innerhalb 24h, Gebühr: 1-3%)
- • Lieferanten-Zahlungsziele: Verhandeln Sie 30-60 Tage Zahlungsziel mit Ihren Lieferanten
- • Fulfillment-Partner: Nutzen Sie Pay-per-use-Modelle ohne Vorabinvestition
Fazit: Automatisierung ist der Schlüssel
Die Kassenabrechnung für Pflegeboxen ist komplex, aber beherrschbar – wenn Sie auf die richtigen Tools setzen. Manuelle Abrechnung führt zu Fehlern, verpassten Fristen und Liquiditätsproblemen. Investieren Sie von Anfang an in eine professionelle Software oder nutzen Sie einen Fulfillment-Partner, der die Abrechnung für Sie übernimmt.
So können Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Kundenakquise und Wachstum. Ihre Abrechnung läuft im Hintergrund automatisch – und Sie werden pünktlich bezahlt.