Die Präqualifizierung ist eine der größten Hürden für Pflegebox-Gründer. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 126 SGB V) und prüft, ob Ihr Unternehmen die fachlichen, personellen und räumlichen Voraussetzungen erfüllt, um Pflegehilfsmittel an Versicherte abzugeben. Ohne Präqualifizierung können Sie keine Verträge mit Krankenkassen abschließen – und damit kein Geld verdienen.
Viele Gründer scheitern an der Präqualifizierung oder benötigen mehrere Anläufe, weil sie die Anforderungen unterschätzen. In diesem Guide zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Präqualifizierung beim ersten Versuch bestehen – mit Insider-Tipps aus der Praxis und einer vollständigen Checkliste.
Was ist die Präqualifizierung?
Die Präqualifizierung ist eine vorwettbewerbliche Eignungsprüfung. Sie stellt sicher, dass nur qualifizierte Anbieter Hilfsmittel und Pflegehilfsmittel an Versicherte abgeben dürfen. Die Prüfung wird von akkreditierten Präqualifizierungsstellen durchgeführt (z.B. TÜV, DEKRA, medcert, DIZert).
Geprüft werden:
- Fachliche Eignung: Qualifikation der verantwortlichen Personen (Ausbildung, Berufserfahrung)
- Persönliche Eignung: Zuverlässigkeit, keine Vorstrafen
- Räumliche Ausstattung: Geeignete Geschäfts- und Lagerräume
- Sachliche Ausstattung: Notwendige Geräte, Software, Dokumentationssysteme
- Qualitätsmanagement: QM-Handbuch, Prozessbeschreibungen, Verantwortlichkeiten
- Versicherungen: Betriebshaftpflicht, Produkthaftpflicht
📋 Wichtig:
Die Präqualifizierung ist auf 5 Jahre befristet. Nach Ablauf müssen Sie sich erneut präqualifizieren lassen. Das Zertifikat gilt für die Produktgruppe 54 (Zum Verbrauch bestimmte Pflegehilfsmittel).
Voraussetzungen: Was Sie vor der Präqualifizierung brauchen
Bevor Sie die Präqualifizierung beantragen, müssen Sie folgende Grundvoraussetzungen erfüllen:
Firmengründung
- • Eingetragene Rechtsform (GmbH, UG, GbR)
- • Handelsregistereintrag
- • Gewerbeanmeldung
- • Steuernummer
IK-Nummer
Sie benötigen eine Institutionskennzeichen (IK-Nummer) von der ARGE IK.
Geschäftsräume
- • Geeignete Lagerräume
- • Büroräume für Verwaltung
- • Mietvertrag oder Eigentumsurkunde
Versicherungen
- • Betriebshaftpflichtversicherung
- • Produkthaftpflichtversicherung
- • Deckungssumme mind. 3 Mio. €
Schritt-für-Schritt: So läuft die Präqualifizierung ab
1Präqualifizierungsstelle auswählen
Wählen Sie eine akkreditierte Präqualifizierungsstelle aus. Die bekanntesten sind:
- • TÜV Rheinland: tuv.com
- • DEKRA: dekra.de
- • medcert: medcert.de
- • DIZert: dizert.de
Kosten: 1.500-3.000 € (je nach Prüfstelle und Aufwand)
2QM-Handbuch erstellen
Das Qualitätsmanagement-Handbuch ist das Herzstück Ihrer Präqualifizierung. Es dokumentiert alle Prozesse, Verantwortlichkeiten und Qualitätsstandards Ihres Unternehmens.
📝 Mindestinhalte des QM-Handbuchs:
- • Unternehmensbeschreibung: Rechtsform, Geschäftsführung, Organisationsstruktur
- • Prozessbeschreibungen: Bestellung, Lagerung, Kommissionierung, Versand, Retouren
- • Verantwortlichkeiten: Wer ist für welche Prozesse zuständig?
- • Dokumentation: Wie werden Lieferungen, Reklamationen und Retouren dokumentiert?
- • Hygiene und Lagerung: Wie werden Pflegehilfsmittel hygienisch gelagert?
- • Fehlerbehandlung: Wie gehen Sie mit Fehllieferungen und Beschwerden um?
Tipp: Viele Präqualifizierungsstellen bieten QM-Vorlagen an, die Sie anpassen können. Das spart Zeit und erhöht Ihre Erfolgsquote.
3Unterlagen einreichen
Reichen Sie alle erforderlichen Unterlagen bei der Präqualifizierungsstelle ein:
- • QM-Handbuch (vollständig ausgefüllt)
- • Handelsregisterauszug
- • Gewerbeanmeldung
- • IK-Nummer-Bestätigung
- • Nachweis über Geschäftsräume (Mietvertrag)
- • Versicherungsnachweise (Haftpflicht)
- • Qualifikationsnachweise der verantwortlichen Personen
- • Führungszeugnis der Geschäftsführung
4Audit vor Ort
Die Präqualifizierungsstelle führt ein Audit vor Ort durch. Ein Auditor besichtigt Ihre Räumlichkeiten und prüft, ob Ihre Prozesse der Realität entsprechen.
🔍 Was wird geprüft?
- • Lagerräume: Sauberkeit, Ordnung, Hygiene, Brandschutz
- • Kommissionierung: Wie werden Pflegeboxen gepackt? Gibt es Checklisten?
- • Dokumentation: Werden Lieferungen und Retouren korrekt erfasst?
- • Personal: Sind Mitarbeiter geschult? Kennen sie die Prozesse?
- • Software: Nutzen Sie ein geeignetes Warenwirtschaftssystem?
Dauer: 2-4 Stunden (je nach Unternehmensgröße)
5Zertifikat erhalten
Wenn das Audit erfolgreich war, erhalten Sie Ihr Präqualifizierungszertifikat. Dieses ist 5 Jahre gültig und berechtigt Sie, Verträge mit Krankenkassen abzuschließen.
✅ Nächste Schritte nach Zertifizierung:
- 1. GKV-Rahmenvertrag beitreten (Vertrag 1900P52 für PG 54)
- 2. eKV-Plattformen registrieren (MIP, egeko)
- 3. Erste Patienten akquirieren und Pflegeboxen versenden
Insider-Tipps: So bestehen Sie beim ersten Versuch
1. Nutzen Sie externe Berater
Die Präqualifizierung ist komplex. Externe Berater (z.B. spezialisierte Unternehmensberater oder Fulfillment-Partner) kennen die Anforderungen genau und helfen Ihnen, Fehler zu vermeiden. Investition: 1.000-3.000 €, aber Sie sparen Monate an Vorbereitung.
2. Legen Sie Wert auf das QM-Handbuch
Das QM-Handbuch ist entscheidend. Nutzen Sie Vorlagen, aber passen Sie diese an Ihre tatsächlichen Prozesse an. Auditor merken sofort, wenn Sie nur eine Vorlage kopiert haben, ohne sie zu verstehen.
3. Bereiten Sie das Audit vor
Räumen Sie Ihr Lager auf, schulen Sie Ihre Mitarbeiter und simulieren Sie den Audit-Ablauf. Der Auditor soll sehen, dass Sie professionell arbeiten – nicht, dass Sie sich gerade erst vorbereitet haben.
4. Dokumentieren Sie alles
Auditor lieben Nachweise: Checklisten, Lieferscheine, Schulungsprotokolle, Hygienepläne. Je mehr Sie dokumentieren, desto besser. Nutzen Sie eine Software mit integrierter Dokumentation.
5. Partnern Sie mit einem Fulfillment-Anbieter
Wenn Sie die Präqualifizierung als zu aufwändig empfinden, nutzen Sie einen Fulfillment-Partner, der bereits präqualifiziert ist. Sie können unter dessen Zertifikat arbeiten und sich auf Kundenakquise konzentrieren.
Die 3 häufigsten Fehler bei der Präqualifizierung
1. Unvollständiges QM-Handbuch
Problem: Viele Gründer reichen ein QM-Handbuch ein, das nur aus Vorlagen besteht, ohne eigene Prozesse zu beschreiben.
Lösung: Passen Sie das Handbuch an Ihre tatsächlichen Prozesse an. Beschreiben Sie, wie Sie arbeiten – nicht, wie es in der Vorlage steht.
2. Fehlende Qualifikationsnachweise
Problem: Die verantwortliche Person (meist Geschäftsführer) hat keine nachweisbare Qualifikation im Gesundheitswesen.
Lösung: Weisen Sie Berufserfahrung nach (z.B. 3 Jahre im Gesundheitswesen) oder stellen Sie eine qualifizierte Person ein (z.B. examinierte Pflegekraft als Fachverantwortliche).
3. Ungeeignete Lagerräume
Problem: Lagerräume sind zu klein, unhygienisch oder nicht für Pflegehilfsmittel geeignet (z.B. feuchte Kellerräume).
Lösung: Mieten Sie geeignete Lagerräume (trocken, sauber, ausreichend groß) oder nutzen Sie einen Fulfillment-Partner mit zertifizierten Lagerräumen.
Fazit: Präqualifizierung ist machbar – mit der richtigen Vorbereitung
Die Präqualifizierung ist eine Herausforderung, aber kein unüberwindbares Hindernis. Mit guter Vorbereitung, einem vollständigen QM-Handbuch und professionellen Räumlichkeiten bestehen Sie die Prüfung beim ersten Versuch. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren sind:
- Vollständiges QM-Handbuch: Beschreiben Sie Ihre tatsächlichen Prozesse
- Qualifikationsnachweise: Weisen Sie Fachkompetenz nach
- Geeignete Räumlichkeiten: Sauber, hygienisch, ausreichend groß
- Externe Unterstützung: Berater oder Fulfillment-Partner nutzen
Sobald Sie präqualifiziert sind, steht Ihrem Pflegebox-Business nichts mehr im Weg. Sie können Verträge mit Krankenkassen abschließen, Patienten versorgen und Ihr Unternehmen skalieren.